Überblick
Nutzen & Herausforderungen
Leistungsbausteine
Vier Kernleistungen, die eigenständig oder als Gesamtpaket beauftragbar sind.
Phasenmodell
Strukturiertes KWMS-IVM-Vorgehen mit klaren Ergebnissen und Stage-Gates je Phase.
Beratung für die öffentliche Hand – vergabekonform und umsetzungsstark
Öffentlicher Sektor · ERP, IT und KI
Öffentliche Aufgaben digital gestalten. ERP, IT und KI sinnvoll verbinden.
Wir unterstützen öffentliche Einrichtungen dabei, ihre Prozesse zu verbessern, ihre IT-Landschaft weiterzuentwickeln und Künstliche Intelligenz verantwortungsvoll einzusetzen. Von der Standortbestimmung über Anforderungen und Beschaffung bis zur Einführung begleiten wir Ihr Vorhaben auf Auftraggeberseite – mit klaren Verantwortlichkeiten, nachvollziehbaren Entscheidungen und einem konsequenten Blick auf den Nutzen für Bürgerinnen, Bürger, Unternehmen und Beschäftigte.
Kommunen und öffentliche Verwaltung
Durchgängige Verwaltungsprozesse – von der Antragstellung über interne Bearbeitung und Freigaben bis zur Dokumentation und finanziellen Abwicklung.
Öffentliche Unternehmen und kommunale Betriebe
Kaufmännische Steuerung, operative Prozesse und technische Systeme verbinden – etwa Finanzen, Einkauf, Anlagenmanagement, Instandhaltung und Service.
Weitere öffentliche Einrichtungen
Für Hochschulen, Forschungseinrichtungen und andere öffentliche Organisationen ein Ansatz, der auf Aufgaben, Organisationsform und vorhandene Fachsysteme abgestimmt ist.
Wenn digitale Einzellösungen noch keinen durchgängigen Prozess ergeben
Ein Onlineformular allein macht noch keinen digitalen Verwaltungsprozess. Entscheidend ist, was nach dem Absenden passiert: Werden Angaben erneut erfasst? Sind Zuständigkeiten eindeutig? Können Antragstellende den Bearbeitungsstand nachvollziehen? Werden Gebühren ohne zusätzliche Übertragung verbucht? Wir betrachten Organisation, Daten, Systeme und Menschen gemeinsam – und beziehen KI dort ein, wo sie eine klar definierte Aufgabe nachweisbar unterstützt.
Erst Klarheit schaffen. Dann gezielt investieren.
Standortbestimmung, Interviews und Workshops, Systemübersicht, Potenzialanalyse, Zielbild und priorisierte Roadmap.
Ergebnisse: Projektauftrag, Maßnahmenportfolio, Entscheidungsvorlage.
Verwaltungsprozesse vom Anliegen bis zum Ergebnis gestalten
Prozessaufnahme mit den Beschäftigten, Modellierung, Schwachstellenanalyse, Rollenklärung und Sollprozess.
Ergebnisse: Prozesslandkarte, Prozessbeschreibungen, Verantwortungsmatrix.
Finanzielle und operative Abläufe durchgängig verbinden
ERP- und Ressourcenmanagement: Planung, Beschaffung, Rechnungsverarbeitung, Anlagen – mit Blick auf die Übergänge zu Fachverfahren.
Ergebnisse: ERP-Zielbild, Anforderungskatalog, Integrationskonzept.
Eine Systemlandschaft, die zusammenarbeitet
Anwendungsinventar, Datenverantwortung, Schnittstellen, Betriebsmodelle – inklusive Datenexport und Wechselmöglichkeiten bei Cloud-Angeboten.
Ergebnisse: Zielarchitektur, Datenflüsse, Betriebsrahmen.
KI einsetzen, wo sie unterstützt – Grenzen festlegen, bevor sie wirkt
Anwendungsfälle nach Zweck, Datenbedarf und Entscheidungseinfluss bewerten, abgegrenzt pilotieren und mit Regeln für Freigabe und Überwachung steuern.
Ergebnisse: KI-Anwendungsfallregister, Pilotsteckbriefe, Prüfkriterien.
Aus fachlichem Bedarf werden prüfbare Anforderungen
Lastenheft, Leistungsbeschreibung, Mengengerüst, Preisstruktur und Bewertungssystem – in Zusammenarbeit mit Vergabestelle und Rechtsberatung.
Ergebnisse: Vergleichbare Angebote, dokumentierte Bewertung, begründete Auswahl.
Die Lösung muss sich im tatsächlichen Prozess bewähren
Projektsteuerung und unabhängige Qualitätssicherung: Anforderungsverfolgung, Migration, Tests entlang fachlicher Abläufe inklusive Fehlerfällen.
Ergebnisse: Prüfberichte, Testnachweise, Produktivsetzungsempfehlung.
Erst erfolgreich, wenn es im Alltag funktioniert
Beteiligung der Fachbereiche und Personalvertretung, Schulung von Schlüsselanwendern, Betriebsorganisation und Nutzenkontrolle.
Ergebnisse: Handlungsfähige Anwender, geklärter Support, Weiterentwicklung.
Anwendungsbeispiel · illustratives Zielbild
Digitale Sondernutzungserlaubnis: Außengastronomie vom Antrag bis zur verbuchten Gebühr.
Ein Gastronomiebetrieb beantragt Tische und Stühle auf dem Gehweg. Im Zielbild läuft der Vorgang durchgängig: ein Antrag im Serviceportal, ein führender Vorgang im Fachverfahren, beteiligte Fachstellen, eine menschliche Entscheidung, Bekanntgabe und Gebühr ohne erneute Erfassung. KI liefert Hinweise in einem eigenen Bereich – geprüft und entschieden wird von den zuständigen Stellen.
Modellannahme zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenz und keine Aussage über eine bestimmte Verwaltung.
Antrag vorbereiten, Angaben bestätigen, Unterlagen ergänzen, Nachrichten empfangen
Vertretung im festgelegten Umfang mit Nachweis der Berechtigung
Vollständigkeit und Sachverhalt prüfen, Beteiligungen steuern, Entscheidung vorbereiten
Eine konkret zugewiesene fachliche Fragestellung bearbeiten
Entscheidung und Bescheid freigeben
Forderung, Zahlung und finanzielle Korrekturen bearbeiten
Verfügbarkeit, Schnittstellen und Störungen betreuen
Ablauf, Vorlagen, Kennzahlen und Weiterentwicklung verantworten
Prozessfluss und Kommunikation im Überblick
Station
Orientierung
Antragstellende sehen
Verwaltung sieht
Was KWMS Consulting in diesem Anwendungsfall leistet
- ✓Ist-Aufnahme und Sollprozess mit Fachbereich, Finanzen und IT
- ✓Rollen, Zuständigkeiten und getrennte Statusdimensionen festlegen
- ✓Anforderungen an Portal, Fachverfahren, E-Akte, GIS und ERP-Schnittstelle formulieren
- ✓KI-Einsatz abgrenzen: Zweck, Datenzugriff, Kennzeichnung, menschliche Freigabe
- ✓Tests entlang des Ablaufs einschließlich Nachforderung, Ablehnung und Störungen
- ✓Einführung begleiten, Kennzahlen definieren und Nutzen überprüfen
Ihr nächster Schritt
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